Prozessdokumentation und Visualisierung durch die SVA Experten

Deutsche Börse AG

Die Deutsche Börse AG ist eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Frankfurt am Main. Kerngeschäft ist die Entwicklung und der Betrieb von Handelsplattformen, Teilnehmernetzwerken und Abwicklungssystemen für Börsen. Das Unternehmen hat seine Zentrale am Finanzplatz Frankfurt/Rhein-Main und ist mit mehr als 14.000 Mitarbeitenden weltweit präsent. Es betreibt unter anderem die Frankfurter Wertpapierbörse, eine der größten und bedeutendsten Börsen weltweit.

Herausforderung

Bei der Deutschen Börse AG wollte man den Wissensaustausch über die Prozesse im Datacenter-Management (DCM) verbessern. Bislang waren nur sehr wenige Mitarbeitende damit vertraut, es mangelte an dokumentiertem Wissen und entsprechend schwierig und aufwändig gestaltete sich das Informieren neuer Mitarbeitender. Um das Prozesswissen zu erhöhen, sollte nun sichergestellt werden, dass ein breiterer Kollegen-Kreis einbezogen wird. Dazu wurde eine umfassende Dokumentation der ausgewählten Prozesse und Softwareapplikationen im DCM angestrebt, um eine zentrale, klare und leicht verständliche Informationsquelle zu schaffen und das Wissen zu konservieren. Durch die Entwicklung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen sollte neuen Mitarbeitenden zukünftig die eigenständige Ausführung der Prozesse ermöglicht werden.

Lösung

Für ein optimiertes Ergebnis wurden zunächst die verschiedenen Bereiche und Arbeitsabläufe des DCM seitens der Deutschen Börse AG detailliert erläutert und von den SVA Experten dokumentiert. Diese empfahlen dann die Beschreibung und Abbildung ausgewählter Prozesse und Softwareapplikationen im Datacenter-Management unter Verwendung der Methode „Business Process Model and Notation (BPMN)“, die den Schwerpunkt auf die grafische Darstellung von Prozessen legt. Entsprechend wurden Schaubilder zur Orientierung und als Beispiele erstellt und hierfür Modellvorgänge herangezogen. Angrenzende Prozesse und die verwendeten Applikationen wurden so weit beschrieben, wie sie zum Gesamtverständnis notwendig waren.

Durch die optimierte Visualisierung des Ist-Zustandes unter Verwendung von grafischen Modellierungstools zur Erstellung klarer und präziser Schaubilder ist nun eine klare und leicht verständliche Darstellung der aktuellen Prozesse verfügbar. Komplexe Abläufe wurden anschaulicher gestaltet und transparenter, somit die Orientierung verbessert und Missverständnisse minimiert.

Die neu ausgearbeitete Dokumentation bietet nun einen umfassenden und zentralen Überblick über die vorhandenen Prozesse und das bestehende Wissen und hilft der Deutschen Börse AG, die operativen Abläufe effektiver zu verstehen und zu verwalten. Dank des dadurch erleichterten Wissensmanagements kann auf einen Blick auf kritische Informationen zugegriffen und sichergestellt werden, dass das Wissen im Team konsistent und leicht zugänglich ist. Mit klarer, verständlicher Struktur wurde damit eine wichtige Grundlage für mögliche zukünftige Verbesserungen geschaffen, um Effizienzsteigerungen und Qualitätsverbesserungen zu erzielen.

Optimierung für die Mitarbeitenden

Wichtig war, dass die Mitarbeitenden der Deutschen Börse AG aktiv und über die gesamte Ausarbeitungsphase hinweg in den Entwicklungsprozess eingebunden waren. Sie konnten proaktiv ihr Wissen teilen und ihre Erfahrungen aus der Praxis einbringen, sodass die Dokumentation nicht nur theoretisch, sondern auch praxisrelevant und an den tatsächlichen Arbeitsanforderungen ausgerichtet ist. Für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender stellen vor allem die nun verfügbare Schritt-für-Schritt-Anleitung und die visuelle Darstellung der Prozesse eine erhebliche Erleichterung dar; sie verkürzen die Einarbeitungszeiten und helfen beim reibungslosen Onboarding-Prozess. Somit wurden auch in diesem Punkt die Erwartungen der Deutschen Börse AG vollständig erfüllt und insgesamt die Ziele des Projekts erfolgreich umgesetzt.